Å få godkjent en SkatteFUNN-søknad er bare halve jobben. Uten korrekt årlig rapportering risikerer du at skattefradraget reduseres eller faller bort. Vi ser dessverre mange bedrifter som gjør unødvendige feil i rapporteringen — feil som er enkle å unngå med riktig rutine.
Rapporteringskravene i korte trekk
Alle bedrifter med godkjent SkatteFUNN-prosjekt må levere to typer rapporter:
- Årsrapport til Forskningsrådet: Faglig rapport om prosjektfremdrift, levert via «Min side» innen 1. mars
- Skattemelding: Kostnadsoppgave til Skatteetaten som del av skattemeldingen
Begge rapportene er obligatoriske. Manglende eller mangelfull rapportering kan føre til at fradraget tilbakeholdes eller at godkjenningen trekkes tilbake.
De 5 vanligste feilene
1. Manglende eller ufullstendige timelister
Den desidert vanligste feilen. Alle ansatte som arbeider på SkatteFUNN-prosjektet må føre timelister som viser:
- Dato og antall timer
- Beskrivelse av arbeidet som er utført
- Tydelig kobling til FoU-aktiviteter i den godkjente søknaden
Timelister som bare viser «prosjektarbeid» uten nærmere beskrivelse er ikke tilstrekkelige. Skriv konkret hva som ble gjort, for eksempel: «Utvikling og testing av ny algoritme for bildeklassifisering (AP2.3)».
Timelistene skal føres løpende — ikke i etterkant. Skatteetaten kan be om å se timelistene ved kontroll, og det er vanskelig å rekonstruere detaljerte timelister måneder etter at arbeidet er utført.
2. Feil i kostnadsberegningen
Typiske feil i kostnadsoppstillingen:
- For høy timesats: Bruk faktisk lønn pluss sosiale kostnader, ikke en vilkårlig sats
- Inkludering av ikke-kvalifiserende kostnader: Administrasjon, salg og markedsføring kvalifiserer ikke
- Manglende dokumentasjon: Alle kostnader må kunne dokumenteres med bilag
- Dobbeltføring: Kostnader som allerede er dekket av annen offentlig støtte kan ikke inkluderes fullt ut
3. Avvik mellom søknad og rapportering
Forskningsrådet sammenligner årsrapporten med den godkjente søknaden. Hvis prosjektet har endret seg vesentlig — for eksempel endret retning, droppet aktiviteter eller fått nye deltakere — må dette forklares i rapporten.
Større endringer bør meldes til Forskningsrådet underveis, ikke bare i årsrapporten. Ved vesentlige endringer kan det være nødvendig å sende en endringsmelding.
4. For sen innlevering
Fristen for årsrapporten til Forskningsrådet er 1. mars. For sen levering kan føre til at prosjektet mister godkjenningen for det aktuelle året. Sett fristen i kalenderen og start forberedelsene i god tid.
5. Manglende prosjektregnskap
SkatteFUNN krever at FoU-kostnader er identifiserbare i regnskapet. Det betyr at du bør:
- Ha en egen prosjektkode eller avdeling i regnskapssystemet
- Bokføre FoU-kostnader løpende og separat fra drift
- Kunne presentere en kostnadsoppstilling som matcher rapporteringen
Slik sikrer du korrekt rapportering
Våre anbefalinger for å unngå problemer:
- Før timelister løpende — gjerne ukentlig eller daglig
- Sett opp prosjektregnskap fra dag én
- Dokumenter endringer underveis i prosjektet
- Start rapporteringen tidlig — ikke vent til februar
- Bruk en rådgiver som kjenner kravene og kan kvalitetssikre rapporten
Vi hjelper med rapporteringen
Insitor tilbyr løpende rapporteringshjelp som del av vår SkatteFUNN-rådgivning. Vi sørger for at timelistene er i orden, kostnadene er korrekt beregnet, og rapportene levert i tide.
Les mer om SkatteFUNN-ordningen, eller ta kontakt for å sikre at rapporteringen er i orden.
